Processing of (personal) data by the entity in charge of the online application process

Datenschutzhinweise für Bewerber

Allgemeines
Mit den nachfolgenden Datenschutzhinweisen möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durch die damedic GmbH („damedic“ oder „Wir“, „uns“) informieren. Für Fragen zu diesen Datenschutzhinweisen und zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an datenschutz@damedic.ai wenden.

Verantwortliche Stelle
Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts ist:
Damedic GmbH
Vondelstrasse 28a, 50677 Köln
Tel.: +49 221 42327301
Eintragung im Handelsregister
Registernummer: HRB 95046
Registergericht: Amtsgericht Köln
Datenschutzbeauftragter: datenschutz@damedic.ai oder unter der vorgenannten Postadresse mit dem Zusatz „z.Hd. des Datenschutzbeauftragten“

Grundlagen und Zwecke zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten bei Bewerbungen und im Bewerbungsverfahren
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns erfolgt zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Die Verarbeitung besonderer Kategorien von personenbezogenen Daten (z.B. Gesundheitsdaten) erfolgt auf Grundlage des Art. 9 DSGVO ausschließlich, soweit sie für einen oder mehrere festgelegte Zwecke ausdrücklich eingewilligt haben oder sofern dies für die Ausübung von Rechten oder die Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erforderlich ist.
Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Die Datenverarbeitung durch uns umfasst personenbezogene Daten, die für die Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden hängt wesentlich davon ab, welche Informationen Sie uns zur Verfügung stellen. Im Einzelnen können folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden:
● Vor- und Nachname
● Adresse
● Telefonnummer
● Geburtsdatum
● Familienstand
● E-Mail-Adresse
● Nationalität und Staatsangehörigkeit
● Ausbildung und berufliche Qualifikation
● Gewohnheiten, Aktivitäten, Verhalten
● Berufliche Informationen (zB Beruf, berufliche Verbindung)
● ggf. Gesundheitsdaten
● ggf. Polizeiliche Führungszeugnisse
● ggf. Daten über Strafverfahren und Verurteilungen
● ggf. physischer Standort
● Termine und Zeitpläne
● Bild- und Tondaten (Videotelefonie)
● Daten für Onlineverbindung und Netzwerkkonnektivität
Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten und Weitergabe an Dritte
Auf Ihre Daten haben nur autorisierte Mitarbeiter(innen) aus dem Personalbereich bzw. in das Bewerbungsverfahren involvierte Mitarbeiter Zugriff.
Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur an Dritte weiter, wenn es zur Vertragsanbahnung erforderlich ist oder Sie in die Datenweitergabe eingewilligt haben. Ihre personenbezogenen Daten können an Dienstleister weiteregegeben werden, die als Auftragsverarbeiter für damedic tätig werden und von damedic für die interne Administration und Kommunikation (u.a. E-Mail) eingesetzt werden;
Wenn Sie sich über die Plattform Personio bewerben, werden die im Rahmen Ihrer Bewerbung übermittelten Daten werden per TLS-Verschlüsselung übertragen und in einer Datenbank gespeichert. Diese Datenbank wird von der Personio GmbH, welche eine Personalverwaltungs- und Bewerbermanagement-Software anbietet (https://www.personio.de/impressum/), betrieben. Personio ist in diesem Zusammenhang unser Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO.
Speicherdauer Ihrer personenbezogenen Daten
Die Speicherung der personenbezogenen Daten erfolgt grundsätzlich ausschließlich für den Zweck, der Besetzung der vakanten Stelle, für die Sie sich beworben haben.
Ihre Daten werden über einen Zeitraum von 5 Monaten über die Beendigung des Bewerbungsverfahrens hinaus gespeichert. Dies erfolgt in der Regel zur Erfüllung von rechtlichen Verpflichtungen bzw. der Abwehr von etwaigen Ansprüchen aus gesetzlichen Vorschriften. Anschließend sind wir verpflichtet, Ihre Daten zu löschen bzw. zu anonymisieren. In diesem Falle stehen uns die Daten nur noch als sogenannte Metadaten ohne direkten Personenbezug für statistische Auswertungen zur Verfügung (beispielsweise Frauen- bzw. Männeranteil an Bewerbungen, Anzahl an Bewerbungen pro Zeitraum etc.).
Darüber hinaus speichern wir Ihre Daten zur Aufnahme in unseren „Talent Pool“ auch nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens, um etwaige weitere interessante Stellen für Sie zu identifizieren, wenn Sie uns hierfür Ihre Einwilligung gegeben haben. Rechtsgrundlage für ist in diesem Fall Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.
Sofern Sie im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein Angebot für eine Anstellung bei uns erhalten und dieses annehmen, speichern wir die im Rahmen des Bewerbungsverfahrens erhobenen personenbezogenen Daten mindestens für die Dauer des Angestelltenverhältnisses. Ausführliche Informationen für die Verarbeitung personenbezogener Daten als unser Beschäftigter erhalten Sie in diesem Fall in separater Form.
Übermittlung der Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union
Im Einzelfall werden Ihre personenbezogenen Daten durch einen Auftragsverarbeiter in die Vereinigten Staaten von Amerika („USA“) übermittelt. Für die USA liegt kein allgemeiner Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, der den USA ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt. Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten haben wir daher mit den jeweiligen Auftragsverarbeitern sogenannte Standardvertragsklauseln („SCC“) abgeschlossen. Bei SCC handelt es sich um von der Europäischen Kommission erlassene datenschutzrechtliche Regelungen, deren Abschluss dem Datenimporteur rechtliche Pflichten auferlegt, deren Umsetzung die Einhaltung europäischen Datenschutzstandards garantiert. Zusätzlich wurden technische Maßnahmen zur Verschlüsselung Ihrer personenbezogenen Daten ergriffen, um einen Zugriff durch Dritte verhindern.
Betroffenenrechte
Sofern durch uns als verantwortliche Stelle personenbezogenen Daten verarbeitet werden, haben Sie als betroffene Person in Abhängigkeit von Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung bestimmte Rechte aus Kapitel III der DSGVO:

Auskunftsrecht. Sie haben das Recht, auf die personenbezogenen Daten zuzugreifen, die wir über Ihre Person gespeichert haben, um diese zu überprüfen und sich ein Bild darüber zu machen wie wir Ihre Daten verwenden.
Recht auf Berichtigung, Löschung und Einschränkung. Sie haben unter bestimmten Umständen das Recht, die Korrektur, Einschränkung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen.
Recht auf Datenübertragbarkeit. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format von uns zu erhalten und Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar von uns an Dritte zu übermitteln, soweit dies technisch machbar ist.
Recht auf Widerruf. Sie haben das Recht, eine gegebenenfalls erteilte Einwilligung zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass dieser Widerruf der Einwilligung nicht die Zulässigkeit der Datenverarbeitung bis zu Ihrem Widerruf beeinflusst.
Recht auf Widerspruch: Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Damedic wird Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Recht auf Beschwerde. Wenn Sie der Meinung sind, dass unsere Datenverarbeitung gegen europäisches Datenschutzrecht verstößt, können Sie eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einreichen. Zuständig hierfür ist beispielsweise die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem Sie Ihren Aufenthaltsort haben. Sie können sich auch an den für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wenden.

Aus welcher Quelle stammen die personenbezogenen Daten
Grundsätzlich werden Ihre personenbezogenen Daten bei Ihnen selbst erhoben. In einigen Fällen werden uns Ihre personenbezogenen Daten von anderer Stelle, insbesondere von Behörden (Bundesagentur für Arbeit, Krankenversicherung) oder Dritten (z.B. Recruitern) mitgeteilt.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling?
Es werden durch uns keine automatisierten Entscheidungen oder andere Profiling-Maßnahmen durchgeführt.

Processing of (personal) data by the operator of the recruitment website

General information

This recruitment website is operated by Personio SE & Co. KG, which offers a human resource and candidate management software solution (https://www.personio.com/legal-notice/). Data transmitted as part of your application will be transferred using TLS encryption and stored in a database. The sole controller of this data within the meaning of article 24 of the GDPR is the enterprise carrying out this online application process. Personio’s role is limited to operating the software and this recruitment website and, in this context, being a processor under article 28 of the GDPR. In this case, the processing by Personio is based on an agreement for the processing of orders between the controller and Personio. In addition, Personio SE & Co. KG processes further data, some of which may be personal data, to provide its services, in particular for operating this recruitment website. We will refer to this in more detail below.

The controller

The controller under data protection law is:
Personio SE & Co. KG
Seidlstraße 3
80335 München
Tel.: +49 (89) 1250 1004
Entry in the commercial register
Commercial register entry number: HRA 115934
Registration Court: Amtsgericht München
Data Protection Officer contact: privacy@personio.com

Access logs (“server logs”)

Each access to this recruitment website automatically causes general protocol data, so-called server logs, to be collected. As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. Without this data, it would, in some cases, be technically impossible to deliver or display the contents of the software. In addition, processing this data is absolutely necessary under security aspects, in particular for access, input, transfer, and storage control. Furthermore, this anonymous information can be used for statistical purposes and for optimizing services and technology. In addition, the log files can be checked and analyzed retrospectively when unlawful use of the software is suspected. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. Generally, data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp of the access to the software is collected. The scope of this log process does not exceed the common log scope of any other site on the web. These access logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Error logs

So-called error logs are generated for the purpose of identifying and fixing bugs. This is absolutely necessary to ensure we can react as quickly as possible to possible problems with displaying and implementing content (legitimate interest). As a rule, this data is a pseudonym and thus does not allow for inferences about the identity of an individual. The legal basis for this is §25 subsection 2 Sentence 2 TDDDG. When an error message occurs, general data such as the domain name of the website, the web browser and web-browser version, the operating system, the IP address, as well as the timestamp upon occurrence of the respective error message and/or specification is collected. These error logs are stored for a period of up to 7 days. There is no right to object to this.

Use of cookies

So-called cookies are used on parts of this recruitment website. They are small text files which are stored on the device with which you access this recruitment website. As a general rule, cookies serve the purpose of ensuring secure access to a website (“absolutely necessary”), implementing certain functionalities such as standard-language settings (“functional”), improving the user experience or the performance of the website (“performance”), or placing targeted advertisements (“marketing”). On this recruitment website, we generally use only cookies that are absolutely necessary, functional or performance-related, in particular for implementing certain default settings such as language, for identifying the job advertising channel, or for analyzing the performance of a job advert via which a user accessed this recruitment website. The use of cookies is absolutely necessary for providing our services and thus for the performance of the contract (article 6 (1) b) of the GDPR). Period of storage: up to 1 month or until the end of the browser session Right to object: You can determine via your browser settings whether you allow or object to the use of cookies. Please note that deactivating cookies may result in limited or completely blocked functionalities of this recruitment website.

Rights of data subjects

If Personio SE & Co. KG as the controller processes personal data, you as the data subject have certain rights under Chapter III of the EU General Data Protection Regulation (GDPR), depending on the legal basis and the purpose of the processing, in particular the right of access (article 15 of the GDPR) and the rights to rectification (article 16 of the GDPR), erasure (article 17 of the GDPR), restriction of processing (article 18 of the GDPR), and data portability (article 20 of the GDPR), as well as the right to object (article 21 of the GDPR). If the personal data is processed with your consent, you have the right to withdraw this consent under article 7 III of the GDPR. To assert your rights as a data subject in relation to the data processed for the purpose of operating this recruitment website, please refer to Personio SE & Co. KG’s Data Protection Officer (see item B).

Concluding provisions

Personio reserves the right to adjust this data privacy statement at any point in time to ensure that it is in line with the current legal requirements at all times, or in order to accommodate changes in the services offered, for example when new services are introduced. In this case, the new data privacy statement applies to any later visit of this recruitment website or any later job application.